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Digitalización de documentos, en qué consiste

No se puede vivir al margen del progreso tecnológico y todo lo que conlleva. Muchas empresas son conscientes de este hecho y han efectuado los cambios necesarios. Otras también lo son, pero no han implementado los procesos a plenitud. Habría un tercer grupo que ni siquiera ha empezado por diferentes razones. Si aún no lo has hecho, te explicamos los beneficios de la digitalización de documentos.

¿Qué es la digitalización de documentos?

Digitalización de documentos

La digitalización de documentos es un proceso que consiste en pasar un documento en papel a un formato digital. En el pasado todas las empresas se veían obligadas a contar con un gran archivo en el que almacenar la documentación. El inconveniente no solo era el espacio que ocupaba, sino lo difícil que resultaba que tuviese un orden adecuado y encontrar un papel concreto.

Las compañías que siguen almacenando en papel sus documentos no ven necesario digitalizarlos, no tienen recursos para hacerlo o les falta tiempo. Pero es un error. Cuanto más tiempo se retrase el proceso de digitalización, más trabajo se acumulará y resultará más complicado. No olvides que te enfrentarás a diario a todos los inconvenientes relacionados con no haber digitalizado los documentos.

¿Por qué es importante la digitalización de documentos?

Digitalización de documentos

Es innegable que el ritmo diario que existe en una empresa, el personal justo y muchas tareas que ya acumulan retraso. Lo comentado puede hacer que vayas dejando pasar el arduo trabajo que supondrá digitalizar toda la documentación de la empresa.

Sin embargo, al igual que has puesto como prioritarios otros cambios, ahora debes hacer lo mismo. Muy pronto empezarás a notar los beneficios. Reducirás al mínimo el tiempo que pasa desde que alguien necesita un documento hasta que está es sus manos. Además, todo tendrá un orden, el personal de la empresa podrá acceder a cualquier documento y es posible que desde cualquier lugar, gastarás menos papel…

Además, tienes que contar con que muchas empresas ya han digitalizado sus documentos, así que es posible que tengas que enfrentarte a situaciones que dupliquen o tripliquen el trabajo.

Imagina que te envían una factura en formato digital. Entonces como no quieres que el documento deje de tener ese formato, lo guardas en una carpeta en tu ordenador. Pero como tu costumbre es imprimir las facturas de ese proveedor y guardarlas en el archivo, ahora tendrás que hacer precisamente eso, imprimir la factura y archivarla.

Pero luego a ese mismo cliente, o quizás a otro, le tienes que enviar una factura por correo electrónico, pero también la quiere en papel. Tú por tu parte, esa factura las vas a guardar en formato digital en una carpeta en el ordenador, para comprobar que se la has enviado así. Después vas a imprimir dos copias de la factura, una para el cliente y otra para ti. La del cliente la enviarás por correo y la tuya la guardarás en el archivo.

¿Has visto cuánto tiempo y trabajo perdidos si al final del día repites este proceso varias veces? Por no hablar del papel desperdiciado. Son situaciones teóricas, pero que suceden demasiadas veces.

¿Cómo se realiza la digitalización de documentos?

Digitalización de documentos

Muchas compañías que aún no han digitalizado sus documentos no lo hacen porque les abruma pensar lo tediosa que será la tarea. Sin embargo, no es necesario que se haga documento por documento. En la actualidad existen escáneres muy potentes con los que se puede procesar un gran número de páginas en poco tiempo.

Una opción sería contratar una persona de forma temporal para realizar este trabajo. Aunque también se puede confiar en una empresa externa especializada en este tipo de trabajos.

Para decidir cuál es la mejor opción hay que analizar las circunstancias de tu empresa. Lo primero es el número de documentos que se tendrán que digitalizar, después el tiempo con el que cuentan tus empleados. Tendrás que plantearte contratar a alguien de manera temporal, o confiar en los servicios de una empresa especializada, si no pueden ocuparse tus trabajadores.

Si se va a encargar tu empresa, debes sopesar la posibilidad de adquirir un escáner de alto rendimiento y un software específico. Si contratas una empresa externa, tu única preocupación será pagar sus honorarios, ellos se ocuparán del resto. El trabajo será rápido y te evitará cualquier molestia, insistimos en que el único inconveniente es que tiene un precio que tendrás que saber si puedes asumir.

Debes decidir cómo deseas estructurar la documentación digitalizada, si se encarga una empresa te sugerirá cómo hacerlo. Es importante que todos los miembros de la compañía se familiaricen cuanto antes con la estructura elegida.

Digitalización de facturas

Digitalización de documentos

Si vas a digitalizar facturas, debes utilizar un software que esté homologado por la Agencia Tributaria. Así el archivo que está digitalizado tendrá el mismo valor que el original. Si así lo haces, y cuentas con firma electrónica, podrás deshacerte de las facturas originales.

Sin duda, la digitalización de documentos tiene grandes ventajas.

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